Sisäinen valvonta

Lehto Groupissa sisäistä valvontaa soveltavat hallitus, johto ja konsernin koko henkilöstö. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että:

1. toiminnot ovat toimivia, tehokkaita ja strategian mukaisia;
2. taloudellinen raportointi ja johdolle annettavat tiedot ovat luotettavia, täydellisiä ja oikea-aikaisia; ja
3. konsernissa noudatetaan soveltuvia lakeja ja säännöksiä sekä Yhtiön sisäisiä ohjeita ja eettisiä arvoja.

Lehto Groupin sisäinen valvonta sisältää seuraavat elementit:

• Yhtiön hallituksen asettamat sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja hallinnon ohjeet ja periaatteet;
• ohjeiden ja periaatteiden käyttöönotto ja soveltaminen johdon valvonnassa;
• toimintojen tehokkuuden ja toimivuuden sekä talous- ja johdon raportoinnin luotettavuuden valvonta talousosaston toimesta;
• Yhtiön riskienhallintaprosessi, jonka tarkoituksena on tunnistaa, arvioida ja vähentää riskejä, jotka uhkaavat Yhtiön tavoitteiden toteutumista;
• compliance-prosessit, joiden tarkoituksena on varmistaa, että kaikkia soveltuvia lakeja, säännöksiä, sisäisiä ohjeita ja eettisiä arvoja noudatetaan;
• tehokas valvontaympäristö kaikilla organisaatiotasoilla, sisältäen räätälöidyt valvontatoimet määritellyille prosesseille, sekä konsernin liiketoiminta-alueita ja maantieteellisiä alueita koskevien vähimmäisvaatimusten luominen;
• yhteiset eettiset arvot ja vahva sisäinen valvontakulttuuri kaikkien työntekijöiden keskuudessa; ja
• tarvittaessa sisäiset tarkastukset, jotka mittaavat sisäisen valvonnan tehokkuutta.

Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta

Taloudellisen raportoinnin sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan taloudellisen tiedon tarkkuus, luotettavuus, oikea-aikaisuus ja tarkoituksenmukaisuus. Taloushallinnon organisaatio toteuttaa operatiivista valvontatoimintaa talo­usjohtajan alaisuudessa, joka raportoi valvonta­havainnoista tarkastusvaliokunnalle. Taloudellisen raportoinnin oikeellisuutta varmistetaan sisäisillä ohjeistuksilla, tehtävänkuvilla, prosessikuvauksilla, valtuutusmatriiseilla, pääkirjanpidon velvoitteiden ja tehtävien jakamisella sekä taloudellisen raportoinnin tarkastuskokouksilla. Säännöllisesti pidettävissä palvelualueiden ohjausryhmien kokouksissa käsitellään kyseisen palvelualueen tulostiedot.

Taloushallinnon osaamistasoa pidetään yllä säännöllisillä koulutuksilla. Tilintarkastajat arvioivat raportoinnin oikeellisuutta muun muassa puolivuotiskatsausten laatimisen yhteydessä ja tilikauden aikana tehtävän tarkastustyön yhteydessä.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan vastuualueet ja roolit

Hallitus on viime kädessä vastuussa Yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta jär­jestämisestä. Hallitus hyväksyy sisäis­tä valvontaa, riskienhallintaa ja hallintotapaa koskevat politiikat ja ohjeet. Hallitus määrittää Yhtiön riskinottotason ja riskinkantokyvyn se­kä arvioi niitä säännöllisesti uudelleen osana Yhtiön strategiaa ja tavoiteasetantaa.

Hallituksen tarkastusvaliokunta vas­taa seuraavista sisäiseen valvontaan liittyvistä tehtävistä:

• tilinpäätösraportoinnin prosessin seuraaminen;
• taloudellisen raportointiprosessin valvominen;
• Yhtiön sisäisen valvonnan, mahdollisen sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuuden seuraaminen;
• Yhtiön taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden kuvauksen käsitteleminen; ja
• tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteisen tarkastuksen seuraaminen.

Toimitusjohtaja on vastuussa Yhtiön päivittäi­sestä hallinnosta hallituksen antamien ohjei­den ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja raportoi riskienhallinnasta hallitukselle osana kuukau­siraportointia. Toimitusjohtaja, ja hänen alai­suudessaan toimivat talousjohtaja, liiketoimintajohtaja, henkilöstöjohtaja sekä tytäryhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat riskienhallinnasta omilla vastuualueillaan.

Talousjohtajan tehtävänä on varmistaa ja val­voa, että konsernin kirjanpito- ja taloudelliset raportointikäytännöt ovat lainmukaiset, ja että sekä ulkoinen että sisäinen talousraportointi on luotettavaa.

Henkilöstöjohtajan tehtävänä on varmistaa ja val­voa, että konsernin palkkahallinto ja työsuhteisiin liittyvät hallinnointikäytännöt ovat lainmukaisia ja ne hoidetaan asianmukaisella tavalla.

Tytäryhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat sisäisen valvonnan toimeen­panosta yhtiöissään.